En quoi consiste le travail d'assistant de gestion administrative ?

En quoi consiste le travail d'assistant de gestion administrative ?

Ne rien laisser au hasard et constituer une équipe pour faire tourner une entreprise ? L'assistant de gestion administrative fait partie de ces postes qui pourront faire la différence…

En quoi consiste le travail d'assistant de gestion administrative ?

Quelle que soit l'activité, la gestion administrative constitue un aspect important pour une entreprise. Un responsable administratif s'occupe de diverses tâches comme l'élaboration de nouveaux projets,  la gestion financière et technique des projets en cours, l'encadrement technique, la régulation de diverses procédures…

Vu l'envergure de ces tâches et leur importance pour l'activité de l'entreprise, un assistant de gestion administrative ne serait pas de trop. Ayant pour objectif d'optimiser la gestion administrative, l'assistant a pour mission de suivre et de gérer en régularisant les dossiers dont il est  à charge. Dans cette perspective, il  collecte les informations et les traite pour mettre à jour les données. Ensuite, il peut effectuer la vérification et l'analyse des données en fonction du besoin de l'entreprise pour faciliter la tâche de ses supérieurs. Cet aspect est capital dans la mesure où il est indispensable pour prendre des décisions justes et rapides, afin d'optimiser les choix de l'entreprise dans ses activités.

Collecter des informations et mettre à jour la comptabilité

Recueillir des informations sur son personnel aussi est fondamental pour assurer la performance d'une entreprise ? L'assistant de gestion administrative peut y jouer un rôle important en effectuant des évaluations et en proposant des formations pour améliorer la performance de l'équipe. Certes, cette tâche incombe habituellement au responsable des ressources humaines, mais au cas où l'entreprise n'en dispose pas encore, l'assistant peut bien s'en occuper.

Également comptable, un assistant de gestion administrative a la compétence pour effectuer la comptabilité de l'entreprise. La régularisation des comptes est d'autant plus importante qu'elle reflète la bonne santé de l'entreprise. Il aide aussi le responsable administratif dans l‘élaboration de nouveau projet. Ainsi, il s'occupe de la rédaction des documents, effectue des recherches et collecte des informations pour peaufiner le dossier. On peut même lui confier une partie de la budgétisation du projet en répartissant les ressources.

Planifier une activité

L'assistant de gestion administrative s'occupe également de la planification des rendez-vous et de l'organisation des réunions. Ainsi, il tient les agendas en notant chaque rendez-vous, la raison, le nom et la fonction des personnes qui doivent y assister. Pour une réunion, il rappelle les points clés à discuter et réunit les données utiles aux discussions pour que les responsables puissent y aller en disposant de toutes les informations nécessaires. En cas d'empêchement ou tout simplement en répartissant les tâches, un assistant administratif a la possibilité de diriger une équipe. En effet, en disposant des informations et des certaines compétences nécessaires au fonctionnement administratif de son entreprise, il peut répartir les tâches tout en effectuant des suivis réguliers. Travailler avec des assistants de cette envergure fait partie du secret des hommes d'affaires comme Frédéric Hottinger.

Pour s'acquitter correctement de ces tâches, un assistant administratif doit maîtriser des outils bureautiques tout en disposant d'une rigueur d'organisation. Courtois et professionnel, il doit également avoir un sens de la relation publique qui permettra l'entreprise de soigner son image. Pour trouver ce fer de lance pour votre entreprise, confiez-vous à Frédéric Hottinger.

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Publié le 06/11/2017
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